Even voorstellen.....

Mijn naam is Gemma van der Windt en na jaren organiseren van verschillende wetenschappelijke congressen als freelancer heb ik samen met Marion van den Boer, financieel specialist, besloten onze krachten te bundelen in D&G Partners Organisatiebureau.

Als geen ander weten wij wat een extra druk het organiseren van een congres betekent voor u, uw secretariaat, sectie of afdeling. Met onze ervaring nemen wij de gehele organisatie van het congres over of enkele deeltaken uit handen. Altijd op basis van maatwerk, geen enkele bijeenkomst is immers hetzelfde!

D&G Partners Organisatiebureau organiseert uw congres precies zoals u dat wilt. Professioneel en met aandacht voor elk detail. Weet u nog niet hoe uw congres precies vorm moet krijgen? Wij geven u graag advies.
Wij geven uw congres extra handen en voeten. En uw werk kan gewoon doorgaan.

Flexibiliteit
Omdat wij werken met de modernste software voor de organisatie van evenementen kan het registreren heel eenvoudig via internet. Dit levert veel gemak en tijdwinst op voor de deelnemers. Het voordeel voor u als opdrachtgever is dat de informatie over het aantal aanmeldingen snel en volledig beschikbaar is.

Visitekaartje
Uw reputatie is gebaat bij een goed georganiseerd congres. U kunt het zien als uw visitekaartje, dat een zorgvuldige en professionele benadering verdient. Wij zorgen ervoor dat alles tot in de puntjes voor u en uw gasten geregeld is, zodat zij zich prettig voelen en onbezorgd aan de activiteiten kunnen deelnemen. Als u dan zorgt voor een boeiende inhoud, gaan uw gasten met een goed gevoel naar huis.

Onze werkwijze

Het liefst hebben wij in een vroeg stadium overleg met u over het te organiseren evenement zodat wij u goed en tijdig kunnen adviseren. Daarbij kunt u denken aan:

- de keuze van de locatie
- het reserveren van hotelkamers
- het vormgeven van de bijeenkomst
- het opstellen van de begroting
- het opstellen van een tijdspad
- het uitvoeren van het congressecretariaat

Daarnaast helpen wij u ook met een professionele aanpak van de publicitaire middelen en media voor de promotie van uw evenement. Als u ons belast met deze praktische zaken, kunt u zich volledig concentreren op de inhoudelijke kant van het evenement.

Offerte op maat
Op basis van uw wensen, vereisten en middelen brengen wij een op maat gesneden offerte uit. Het kan dan gaan om de kerntaak plus een of meerdere deeltaken of de volledige organisatie. In de offerte staan alle taken apart en overzichtelijk gerangschikt.

De kosten van de organisatie worden bepaald door de kerntaak plus de gekozen deeltaken. De uren voor on-site management (hostessing tijdens het congres) vind plaats op basis van nacalculatie.

Aanspreekpunt
Gedurende het hele traject van planning en organisatie tot realisatie van uw project zijn wij het vaste aanspreekpunt (congres secretariaat) voor alle vragen. Dit geldt voor u, maar ook voor de deelnemers en leveranciers van diensten en goederen. U kunt zich dus volledig richten op uw dagelijkse werkzaamheden, terwijl wij ervoor zorgen dat uw evenement tot in de details perfect georganiseerd wordt.

Kern- en deeltaken

Algemeen overzicht
U vindt hier een overzicht van alle individuele taken die het congresbureau voor u kan verzorgen. Deze lijst omvat naast alle organisatorische aspecten, zoals advisering, planning, organisatie en begeleiding ook de inkoop van de eventueel benodigde producten (locatie(s), catering, drukwerk, transport, personeel, badges enz.). Alle contacten met de leveranciers waarmee wij in de afgelopen jaren ervaring hebben opgedaan, lopen dan via ons bureau. U heeft daar geen omkijken naar.

Op basis van uw vereisten, wensen en middelen kunnen wij een op maat gesneden offerte aanbieden, waarbij òf een totaalpakket aangeboden wordt òf een keuze uit een aantal deeltaken. U kunt er natuurlijk altijd voor kiezen bepaalde taken onder eigen beheer te houden.

Kerntaak
Website
• Ontwerpen, begeleiden, beheren congres site gedurende het gehele traject

Advies, planning, organisatie en begeleiding
• Adviseren over de programma opzet en het tijdstip van een congres
• Genereren van ideeën en het adviseren over de vorm van het programma
• Deelnemen aan voorbereidende besprekingen
• Opstellen actiepuntenlijsten/planning
• Opstellen draaiboek
• Opstellen congresbegroting
• Adviseren over deelnemersbijdrage en berekening break-even point
• Budgetbewaking
• Evaluatie/eindrapportage

Zalen en ruimtes
• Adviseren over locaties en uitvoeren van 'site inspection'
• Reserveren zalen/ruimtes
• Regelen zaalopstelling
• Vervaardigen /aanbrengen bewegwijzering
• Regelen bewaking en extra schoonmaak
• Regelen zaaldecoratie
• Regelen garderobe

Acquisitie en mailing deelnemers
• Mediaplanning en plaatsen advertentie
• Converteren bestaand adressenbestand naar mailingbestand
• Aanmaken brieven op naam
• Verzenden eerste aankondiging en call for papers
• Verzenden tweede aankondiging

Drukwerk
• Advies, planning, voortgangscontrole, kwaliteitsbewaking van ontwerp tot drukwerk:
• Eerste aankondiging en call for papers
• Tweede aankondiging
• Logo, posters, flyers, briepapier, enveloppen enz.
• Book of abstracts,
• Proceedings
• Programma
• Verzorgen van foto's en illustraties

Postersessie, tentoonstelling
• Regelen en installeren posterborden, stands en kramen
• Maken zaalindeling en plattegronden
• Informeren exposanten

Sprekers en sponsoren
• Informeren sprekers en sponsoren
• Regelen vervoer
• Aanschaf cadeaus
• Versturen bedankbrieven

Sociaal en cultureel programma
• Ontwikkelen, genereren ideeën
• Samenstellen en organiseren cultureel programma
• Samenstellen en organiseren partners programma
• Regelen vervoer
• Verzorgen informatie, foldermateriaal, tickets e.d.

Catering
• Verzorgen dranken, lunch, receptie
• Adviseren over locatie voor congresdiner
• Regelen congresdiner
• Regelen muziek

Audiovisuele middelen
Inventariseren en huren audiovisuele middelen zoals:
• Projectieapparatuur/beamer
• Geluidsverstering/discussiemicrofoons, telefoon/fax/email, kopieerapparatuur
• Videoregistratie of fotoreportage
• Checken apparatuur en zalen

Vervoer
• Reserveren en huren van bussen
• Informeren over en regelen van openbaar vervoer
• Regelen vervoer deelnemers van en naar locatie 

Deeltaken
Deeltaak 1: online registratie deelnemers
1. Maken registratieformulier Internet
2. Beheer en controle online registratie
3. Bevestigen naar deelnemers via e-mail
4. Aanmaken deelnemersbestand
5. Rapportage deelnemersbestand in Excel
6. Aanmaken deelnemerslijsten en badges


Deeltaak 2: Financien
1. Coordineren deelnemersbijdrage                                                                                                                2. Coordineren sponsorgelden
3. Administreren betalingen
4. Bevestigingen betalingen per e-mail naar deelnemers
5. Eenmalig aanmanen deelnemers die hun deelnemersbijdrage niet hebben voldaan
6. Direct leveranciers voldoen

Deeltaak 3: Abstract/paperhandling
1. Uploaden abstracts/papers via website
2. Ontvangstbevestiging naar deelnemers via e-mail
3. Reviewing via ons eigen online review systeem
4. Aanspreekpunt abstracts indieners en reviewers
5. Reminden van reviewers
6. Verzenden beoordelingen abstracts aan indieners abstracts


Deeltaak 4: Proceedings
1. Ontwerpen omslagen abstract book, proceedings en programma
2. Samenstellen, indexeren en laten drukken van abstract book, proceedings en programma
3. Programma samenstellen en publiceren op de website
4. Rapportage in Excel


Deeltaak 5: Online hotelregistratie*
1. Adviseren over locatie en accommodaties
2. Online geven van keuze voor hotelaccommodaties
3. Verwerken van voorkeurkeuzes deelnemers
4. Plaatsen van blokboekingen hotelkamers
5. Boeken van individuele kamers
6. Hotelbevestiging via e-mail naar deelnemers
7. Optioneel: Innen hotelkosten per credit card


*Als alternatief kunnen we de websites van de hotels in de omgeving van de congreslocaties op de congres site plaatsen en de deelnemers direct laten reserveren.

Deeltaak 6: On-site management tijdens congres
1. Ontvangst en inschrijven deelnemers en sprekers
2. Uitgifte van congrestassen
3. Informatie- en aanspreekpunt voor deelnemers
4. Aanschaffen give-aways
5. Vervaardigen congresmappen
6. Klaarmaken congresmappen/-tassen
7. Vervaardigen naamborden
8. Aanschaf cadeaus en/of bloemen
9. Begeleiding excursies, partnerprogram en congresdiner


Contact
Organisatiebureau D&G Partners
Rodenrijseweg 335
2651 BT Berkel & Rodenrijs
Tel: Gemma
+31 (0)6 27227520
Tel: Marion
+31 (0)6 42897731
E-mail: info@dgpartners.nl
Internet: www.dgpartners.nl


AGENDA  2006                                                                                                                ECCOMAS CFD 2006
-----

AGENDA 2007
First BME conference 2007
DTAS 2007
EuroCVD-16 2007
WCPM 2007

-----

AGENDA 2008
DESEREC
INGSM-9
Architectural Management 2008

-----

AGENDA 2009
Second BME
ICAF 2009
SEFI 2009
Changing Roles 2009

-----

AGENDA 2010
Opening Applied Mathematics Insitute                                                                                   Abvakabo/FNV congres

-----

AGENDA 2011 
Third BME conference
MISBE2011
ISTP-22